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Protocolos físicos para la protección de legajos, depósitos e índices confidenciales en la pyme.
Cada celda modular y depósito se asigna según el rol del personal. Solo el responsable de archivo tiene llave de los índices maestros y legajos de confidencialidad alta.
Cada retiro o devolución de un legajo se anota en una bitácora física con fecha, nombre del solicitante y motivo. Esto permite rastrear cualquier documento en todo momento.
Los depósitos cuentan con extintores, control de humedad y acceso restringido fuera del horario laboral. Ante cualquier eventualidad, se activa un protocolo de salvaguarda de los índices y legajos críticos.
En caso de pérdida, daño o acceso no autorizado a un legajo, se sigue un procedimiento escalonado: notificación al responsable de archivo, aislamiento del área afectada, revisión del índice maestro y restauración del orden mediante copias de respaldo de los registros de clasificación. Todo incidente queda documentado en un informe interno.